Optimización en la gestión del dinero ajeno

Optimización. Recuerdo una dura discusión que tuve en la universidad con un catedrático de Estructuras de Datos sobre lo optimizado que estaba un algoritmo bastante especial, que yo decía era el más óptimo para un problema planteado. Él defendía que el más óptimo sería el algoritmo que lo resolviera sin ninguna penalización (Un algoritmo que no existía). Yo defendía que el más óptimo era ese algoritmo que yo planteaba, pues no se había encontrado ningún otro que mejorara el rendimiento. Discusión de besugos, pero al final conseguí el único sobresaliente de la carrera, así que algo de razón debí tener aquel día :-).

Cuento esto porque hace unos días me comentaba un amigo lo complicado que es encontrar alguien coherente para dirigir y tomar decisiones en la Comunidad de Vecinos donde vive.

Me decía que en los Administradores de Fincas no puedes confiar, o bien son unos ladrones (y contratan con quien les interesa todos los servicios de la comunidad, comisionando por ello claro), o bien son unos meros administrativos que se limitan pasar los recibos y levantar acta de las reuniones y juntas de vecinos. Y que da igual que sean colegiados o no.

Con los presidentes de la comunidad, vecinos del inmueble, le pasa lo mismo. No sabe que es peor, si el que no hace nada y pasa de todo, o el voluntarioso que no tiene ni idea (como decía otro buen amigo mio: “no hay nada más peligroso en una empresa que un tonto con iniciativa“). Y además en las comunidades grandes, como la suya, crean comisiones (igual que con la gestión Pública) para decidir todo, compuestas por vecinos, por lo que algunas cosas llegan a la gestión absurda, todo el mundo opinando sin tomar ninguna decisión.

Me comentaba un caso en concreto: Su comunidad es grande (alrededor de 200 vecinos) y tienen gimnasio, el verano pasado cumplieron los 11 años y tenían que cambiar las máquinas de gimnasia. Así que le dijeron al administrador que les gestionara precios para cambiar el gimnasio, con un dato importante: querían mantenimiento incluido y financiación del servicio. El administrador (y creo que el presidente) consiguieron un presupuesto de casi 29.000€ en renting a 5 años de una marca determinada, incluyendo mantenimiento de las máquinas. Esto fue el verano pasado de 2102.

A este amigo mio le pareció una barbaridad ese gasto, así que planteó la pregunta de si habían comparado más ofertas, a lo que le respondieron que no. Como era un gasto muy grande montaron una comisión para evaluar el gasto y tratar de encontrar más ofertas donde comparar. 7 personas de comisión, 7 personas para ponerse de acuerdo por 200 familias.

Mi amigo decidió pedir el presupuesto de las máquinas del gimnasio a través de citiservi. Parece ser que le conseguimos 3 ofertas distintas que rebajaba bastante el precio:

Hubo una que era la más barata pero que no le gustó el comercial que le atendió así que la rechazaron.

Otra de las ofertas le atendió muy bien, le explicó con detalle los tipos de máquinas, los pros y contras de los renting y le hizo una oferta de máquinas y mantenimiento a 5 años de 12.500€ (16.500€ menos que la que tenían). El problema era que no financiaban a comunidades de vecinos (la financiera con la que trabajaban), pero les ofreció otro 5% de descuento para que ellos pudieran buscar la financiación en el banco.

Lo más gracioso fue la tercera empresa. Resultó ser la misma empresa que les había presupuestado al principio los 29.000€, pero con un comercial distinto. Era majo y mi amigo, que no es tonto, le empezó a tirar de la lengua, le dio otros datos para que no apareciera la misma comunidad de vecinos en su software como ya presupuestada y le empezó a preguntar, sacándole una información importante:

  • Nunca financiaban a las Comunidades de Vecinos por requisito de su financiera (el anterior comercial había mentido).
  • El renting no tiene sentido para una comunidad de Vecinos por el uso que se da alas máquinas. Le comentó que no tenía sentido más que para gimnasios muy grandes donde las máquinas no paran de usarse.

Y consiguió un presupuesto de la misma empresa de 17.500€ (11.500€ menos que el presupuesto anterior de esa misma empresa).

Viendo estos datos lo primero que pensó era que o alguien estaba llevándose una jugosa comisión por medio, o que ese mismo alguien no le da el cerebro para gestionar o ser presidente de una Comunidad. No sabe que es peor, así que decidió que esa oferta no la presentaría a la comisión de vecinos. En este momento ya estamos por Navidades de 2012 (habían pasado 5 meses desde el primer presupuesto).

Podríais pensar que fenomenal que rebajan el precio una barbaridad y que estupendo para la comunidad. Pero la cosa no quedó ahí. A principios de marzo (Ya van 7 meses de espera) la comisión se juntó para evaluar las ofertas y, con algunos peros por la no posibilidad de financiación, aceptaron la oferta de la empresa de 12.500€ que les gustó, que incluía mantenimiento por 5 años. En la reunión no estaban todos los convocados, pero se aceptó dicha oferta por ser la mejor que tenían.

¿Acabó ahí el tema? Noooooo, esto es España. Así que a finales de Marzo (8 meses ya van) la persona que no fue a la comisión de vecinos envía un mail al resto de componentes en el que dice que no le parece bien pagar el mantenimiento de las máquinas por adelantado y que ha conseguido un presupuesto de El Corte Inglés de máquinas similares por 12.000€, aunque sin mantenimiento, a financiar el pago por el corte inglés.

Eso sí, no había confirmado que la financiera de ECI financie a Comunidades de Vecinos y por 500€ de diferencia no incluía el mantenimiento de las máquinas. Parece ser que alguien ya se plantó y dijo que hasta aquí, que ya se había decidido en Junta, que hacía ya 8 meses que este tema empezó, que la derrama a los vecinos ya estaba en marcha y que se pedían las máquinas que se habían aprobado.

Conclusiones:

  • Si esto pasa con una Comunidad de Vecinos, lo que no pasará con un Ayuntamiento, una diputación, cualquier cosa con dinero público…
  • Demasiada gente sólo opinando y a destiempo, no siempre es bueno. Alguien tiene que tomar una decisión porque si no todo se eterniza…
  • No es tan difícil, es definir claramente las necesidades, pedir 3-4 ofertas distintas, comparar, dejar negociar a alguien con criterio, decidir y hacerlo…
  • Lo óptimo en este caso hubiera sido conseguir esa rebaja en un tiempo reducido y que los vecinos lo pudieran llevar disfrutando desde el año pasado, no que vayan a tardar 12 meses en tenerlas…

No sé si el tema se habrá acabado… ya informaré al respecto 🙂

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